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如何提高公文写作能力?(1)

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如何提高公文写作能力?(1)

分类:
教学资源
作者:
2018/01/26 10:39
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  如何提高公文写作能力?(1)

  从事党政机关文稿写作三十余载,领导讲话稿写了不少。闲来无事,突然想梳理一下心得体会,以期与同行相互交流。有人说,天下文章一般抄,写领导讲话稿无非是网上搜搜,报上抄抄,还不简单?其实不然,机关文稿写作是一门大学问,也是当好秘书的必修课。你知道,当秘书最痛苦的事情是什么?就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导改得面目全非。你知道,当秘书最最痛苦的事情是什么?就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导责令重写。你知道,当秘书最最最痛苦的事情是什么?就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导连连“夸奖”:“好,好,好”,随后往办公桌上一丢,开会时却翻出自己的笔记本……呵呵,估计你离光荣下岗也不远了。当秘书难,写好文稿难,让领导满意难,所以你得细心揣摩,掌握诀窍,方能游刃有余。

  心得之一:文稿定位要适应领导。有句话说:“欲研究材料,先研究领导”。什么样的文字材料才是好材料,不是用词华丽,文采飞扬的材料,而是适应领导的材料。所以,你得经常去接触领导,关注他近期讲些什么,写些什么,信息越多越好。记住,尤其是领导经常重复的话要高度关注,一般领导重复三遍以上的观点就是他认为比较成熟的观点,写讲话稿时切切不可遗漏。当然,还得研究领导的讲话习惯,如果喜欢讲排比句的,讲话稿中就多用一些排比句式……总之,一切以适应领导为上。

  心得之二:交稿时间应恰到好处。也许,有时你会接到比较得心应手的讲话稿,不消半小时就完成了,随后马上交给领导,美滋滋地等着领导表扬呢?你错了,稿子写得再好也没用。这时,领导会想:“这小子这么快就完成了,工作标准不高,敷衍了事吧?”所以,即使稿子改得比较完美了,也别急着交差。当然,也不能交得太晚,否则会给领导留下“办事拖拉、效率不高”的印象。那什么时候交稿为好呢,我感到:以来不及重写为宜,呵呵,不要太累了自己嘛!

  心得之三:写稿质量需拿捏得当。即使你写稿水平高,也别锋芒毕露,得学会低调。也许,作为秘书,最享受的是领导对你写的稿子一字不改;而作为领导,最难受的是对你写的稿子一字改不了。先说一个小故事,一个机关有两个文字水平不相上下的秘书,秘书A习惯把文稿写得十分完美,秘书B却经常留一点无关紧要的错误之处让领导修改。数年后,秘书A原地不动,秘书B却**直上。秘书A想不通,秘书B一语道破天机:“不是我不能把文稿写好,文稿让领导修改,一方面让领导体现水平高人一筹,另一方面让领导感觉是自己的劳动成果。仔细想想吧,你写的文稿不需要领导修改,你直接当领导得了”。个中道理,不说你也应该明白了吧。

  一、初学写作者尽快“上路”的途径

  任何一个刚刚走上文字秘书岗位的人,只要他是热爱这项工作的,都想尽快熟悉情况,尽快独立成文,甚至巴不得一下子就成为“大手笔”。这里所说的“大手笔”是指各级党政机关和各部门、各单位中那些才华横溢、出类拔萃的文字秘书们。他们之所以被称为“大手笔”,是因为:有较丰富的知识,博览群书,博学多才,古今中外、党政财文等各方面的知识均有所涉猎,并在某一个或几个方面有较深造诣;有较扎实的文字功底,熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领,通晓机关各种文稿写作常识并能娴熟运用;有较敏锐的洞察力和较强的思维能力,能够用正确的立场、观点、方法分析问题和处理问题,善于以文辅政,为领导出谋献策;有较高的写作水平,不仅才思敏捷,倚马可待,而且文笔精彩,质量优良;不仅善于领会领导意图,而且富有创造性;不仅能出色完成自身的写作任务,还常常担任改稿、统稿任务,发挥“龙头”作用。

  不过我们不得不承认:各级机关从事文字工作的人虽然成千上万,但能够称得上“大手笔”的人还是不多,有的单位甚至千挑万选还找不着一个。难怪常听一些领导同志抱怨:找一个过硬的“笔杆子”太难了,简直比找老婆还难!找不着,有些领导同志只好亲自动手写稿,或者列个提纲先到会上去讲,尔后让秘书去整理。其实,秘书们又何尝不着急呢?他们也想成为令人羡慕的“大手笔”,但由于种种原因,总是迟迟上不了路,写出来的东西多半被领导“枪毙”掉!

  那么怎样使更多的机关文秘人员成为“大手笔”?我想,领导的重视和培养固然十分重要,但起决定作用的还是文秘人员自身的刻苦努力。自身不努力,领导再重视也没用。作为文字秘书,在写作上要有“出人头地”的雄心壮志。这不是狂妄,而是一种气概。如果自己看不起自己,自己不给自己施加压力,那就永远也成不了“大手笔”。另外还要掌握方法,这样就可以少走弯路,就会成熟得快一些。具体地说,要过好“三道关”,坚持“三勤”,做到“三不”。

  1、“三道关”即知情关、适应关、基础关。所谓“知情关”,就是尽快熟悉情况,通过看书看报、阅读文件、参加会议、下基层调研等各种渠道,对本地、本单位的基本情况和工作运行情况有一个基本的了解,这样才能慢慢进入“角色”。所谓“适应关”,就是尽快适应机关工作的“气候”和文秘工作的职业特性,包括工作性质、职责范围、基本要求和有关规章制度,还包括怎样与领导和同事相处、怎样思考问题、怎样与基层干部和群众打交道等。这一点,对于没有从事过机关工作和文秘工作的同志尤为重要。适应得快,工作就能很快上路;适应得慢,上路自然也要慢一些。所谓“基础关”,指的是机关文稿写作的基本常识,包括机关公文的种类、格式、行文规则、写作要求、处理办法等等,都要了解和掌握。多看、多琢磨、多请教,抓住带有规律性、规范性的东西,慢慢就能熟悉了。

  2、“三勤”即勤积累、勤练笔、勤比较。积累资料对于文秘人员来说实在是太重要了,这不仅是掌握知识的重要方法,也是做好本职工作的必要手段。同样是读书看报,有些人也许作为一种消遣,漫不经心,看过就丢,但文秘人员绝对不可以,而要处处留心,注意积累。所谓积累,就是把学到的、看到的有价值的东西和其他必须掌握的东西通过一定的方式(或工具)集聚起来并使之日渐增多。积累其实就是知识的**。其作用何在呢?一是备查,以防遗忘;二是引用,方便写作;三是启发,帮助思考;四是“营养”,充实知识。即使有些东西永远也用不上,但由于经过记载,印象加深,实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。可见,勤于积累,不仅初学写作者应该做到,就是那些已经达到炉火纯青之境界的“大手笔”也不能忽视。因为事物是不断发展变化的,所以对知识的积累也应是永不停止、永不满足的。文秘人员需要积累的东西包括很多方面,我认为大致可分为五大类:一是大政方针和重要言论;二是格言、佳句;三是大事、要事(包括历史的和现实的、国内的和国外的,本地的和外地的,物质文明领域和精神文明领域的重大事件,重要成果和重要经验教训等);四是两个文明建设中涌现的先进典型和经验;五是基本情况和工作运行情况。积累的内容可以有所侧重,综合部门的要相对全面一些,专业部门的要相对集中一些。总之怎样有利于增长知识,做好工作就怎样积累,惟一不可取的是偷懒省事,无所用心,视积累为额外负担。有道是“读书破万卷,下笔如有神”,我们所追求的正是“厚积而薄发”,不“厚积”则无以“薄发”。每一个有志成才的文秘人员,都应通过学习和积累,努力使自己成为“知识的富翁”。所谓“勤练笔”,当然是很重要的“必修课”。因为是新来乍到,拿大稿子毕竟还差火候,还是要老老实实、认认真真地从写“豆腐块”、“火柴盒”开始,比如通知、简报等,由易而难,由浅而深,反复练习,熟能生巧。当然也可以自我加压:大稿子起草任务既然暂时还摊不上,那就偷偷地按商定的提纲也从头至尾写上一遍,哪怕搜肠刮肚生拼硬凑也不要紧,毕竟是一种锻炼。然后承担某一部分,然后独立成篇,一次不行两次,两次不行三次,久而久之就摸出其中的门道了。所谓“勤比较”,就是反复研读那些质量较高的文稿,看看人家怎么写的,设想如果自己来写会写成什么模样,从中发现自己的不足。还有一个好办法是,把自己起草的、被领导或“大手笔”们改过的稿子好好保存下来,即使改得面目全非也不要紧,然后逐行逐段、逐字逐句地进行对照分析,搞清楚人家为什么这么改,自己那样写为什么不行,从中受到启发和教益。

  3、“三不”即不怕失败,不固步自封,不三心二意。所谓“不怕失败”,是指在初学写作阶段,要有一股子“初生牛犊不怕虎”的锐气和“丑媳妇不怕见公婆”的勇气,大胆地写,刻苦地练,毫无保留地把自己的“底子”亮出来,成功了固然好,失败了也不要紧。事实上,这个阶段往往是失败之作居多,但正是这一次次的失败,成为一步步通向成功的阶梯。有的同志缺乏这种心理素质,好胜心太强,太爱面子,生怕写出来通不过、遭人笑,所以写起来缩手缩脚,老半天憋不出几行字,这样反而成问题。还有的同志看到自己的“作品”被“枪毙”了,或者被改得面目全非了,就垂头丧气,妄自菲薄,这种心理也是很要不得的。所谓“不固步自封”,即不满足于一时之得、一尺之进,而要不断自我加压,朝着更高的目标努力。有的同志刚刚摸到一些门道,就自以为了不起了,学习放松了,口气也大起来了,甚至搞起“文人相轻”那套东西来,这种骄满情绪必然成为前进的绊脚石。要知道,山外有山,楼外有楼。强中更有强中手,更何况你才刚刚上路呢?只有永远把成绩当作新的起跑线,才能不断有新的进步、新的突破。所谓“不三心二意”,就是要干一行,爱一行,心无旁骛,专心致志。说句实在话,秘书虽然算不得什么官,但毕竟身在官c,而官c是热闹的、复杂的,甚至是令人眼花缭乱的,这种情况下,为秘书者特别要做到“心静”二字,不静则浮,不静则躁,不静则难以成大器。

  二、文字秘书应具备的基本知识

  有的文字秘书可能文字基础非常好,但不一定能写好机关公文稿,只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用,起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求,如果把握得不好、不准,即使你驾驭文字的能力再强,文章也未必能对得上路。

  机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章,还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章,都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识,每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识,不仅材料写不下去、写不对路,还难免说外行话,甚至还可能说错话。这一点,对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要。

  作为专业部门的秘书人员,也许你对部门工作的相关知识烂熟于心,但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行,而要在党委、政府统一领导下,与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识,仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要,写起材料来各行其是,那就有可能出现政策打架、步调不一的现象,就会影响机关总体工作的有效运转。

  所以,作为一名称职或者基本称职的文字秘书,除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外,还要重点掌握以下方面的基本知识:

  一是历史知识。以史为镜,可以知替兴。忘记历史意味着背叛,不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂,其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员,除非毕业于历史专业,不可能都对历史有全面的、详细的了解,但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解,对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心,对地方史和有关专业史也应有所掌握。这不仅是拓宽知识面的需要,也是胜任本职工作的需要。起草文稿很多时候会用到历史知识,不少领导同志发表讲话也会运用有关史实,或用于探讨事物发展规律,或用于阐释某种道理,或用于印证观点、警示世人,如果我们不懂得一定的历史知识,常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然,想说清楚但说不清楚,想说透彻但说不透彻的窘境,文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩。

  二是理论知识。理论来源于实践又指导实践,没有正确的理论就没有正确的实践,而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中,所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白,甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想,在现阶段特别要全面、准确地领会和把握邓小平理论,用这一理论武装头脑,指导写作。也许有同志会说,理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理,我们不是搞理论的干吗要学?学了用得着吗?芽这话大错特错。首先,既然你在机关从事文秘工作,理论不能不学,政治不能不讲,否则就要犯错误;即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学,但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次,说到用得着用不着的问题,关键看你怎么用。不动脑筋,照抄照搬,当然没用;空洞说教,脱离实际,当然没用;望文生义,牵强附会,当然没用;固守教条,缺乏创意,当然没用。我们所需要的是,通过打牢理论功底,增强对实际问题的理性思考,学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题,并以此贯穿于文稿写作之中。

  三是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心,包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象,一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要,因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的,组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关,而客观上,文秘人员接触党务工作多,接触经济工作少,但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题,所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些,因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道,但也有一个懂得多与少、深与浅的问题。概而言之,无论哪个行业的文秘人员,都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等,尤其要注意学习市场经济理论和有关知识,把握市场经济运行的规律和特点;随着我国加入WTO和知识经济时代的到来,还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识,我们才能贴近改革与建设的实际需要,通过起草文稿为加快发展献计出力。

  四是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技,因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史,了解科技创新对于经济发展的重大意义,了解国内外高新技术发展趋势,以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能,使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。

  五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略。随着我国社会主义法制的逐步完善,各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动,有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此,作为机关文秘人员,毫无疑问要努力学法、懂法,包括基本法和有关专门性的法律法规,即使不可能全部学深学透,也要尽可能地多学、多懂一些。这样,起草文稿时才能体现依法办事的原则,正确使用有关法律概念和规定,不至于出现与法律法规相悖的现象。当然,作为政法机关和行政执法部门的文秘人员,则应学得更精、懂得更多一些,在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中,很多关系需要依*法律来调整,很多矛盾需要运用法律来解决,所以不仅单位负责人要懂法,文秘人员也应懂法,否则就可能给经济造成不必要的损失。

  六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导,但所从事的工作是直接为领导服务的,就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广,文秘人员不可能全部掌握,但对最基本的内容,如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识,驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识,市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等,都应有一定的了解。只有掌握这些知识,才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图,才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上,文秘人员天天与领导打交道,包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等,对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染,只要你有“心”,这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目,只缘身在此山中”,不善于捕捉和积累这方面的知识,自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外,仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。

  除上述方面之外,还有其他一些必须掌握的知识,各部门也还有各自的专业知识,这里就不一一列举了。总之,学历史可以使人深刻,学理论可以使人清醒,学经济可以使人精明,学科技可以使人聪慧,学法律可以使人机敏,学领导科学可以使人成熟,一句话,有了这些知识,工作中就能得心应手,左右逢源。当然,如果能懂得一些文学和音乐知识,那就更好了。

  世界上的知识浩如烟海,一个人的精力和时间是有限的,这就需要我们掌握一些正确的学习方法,不断充实和更新知识。第一,根据本人的知识基础和工作需要,采取缺什么补什么的方法,做好学习计划,选定一批必读的书目;第二,根据难易程度和业务的关联程度,把必读书目分为粗读和通读两大类,粗读即一般了解,把主要的东西记住就可以了,哪怕一目十行也不要紧;通读要逐字、逐句、逐段认真阅读,做到基本弄懂弄通;第三,在粗读、通读的同时,择定个人的主攻领域,即“专”的方向,然后重点研读这方面的书目,即精读,并结合实践进行思考,举一反三,加深记忆和理解,达到触类旁通、融会贯通的目的;第四,在精读的同时,不能疏忽了粗读和通读有关书目,即不能片面求“专”而疏于求“通”,要通过合理分配学习时间?穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读?雪、采用不同记忆方法?穴如一般内容记大意、重点内容记原意?雪,区别不同理解程度(如全面理解和局部理解,深度理解和一般理解)等,使学到的知识既全面又有重点,既不因过于宽泛而停留于一知半解,又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻。

  在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下,新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷,如果我们不注意不断充实和更新知识,就跟不上时代前进的步伐,就难以胜任本职工作。为此,我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己:学习、学习、再学习!

  三、写作思维能力与社会实践

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